Administratie voor het MKB: welke tools werken echt?

Laatst bijgewerkt: 2026-09-08 · door Reza van den Heuvel, oprichter van Toolkompas

Administratie is bij het MKB zelden één taak. Het is een verzameling losse dingen die allemaal net te klein zijn om aan te pakken en samen een dag per week kosten: bonnen verwerken, uren bijhouden, documenten terugvinden, verantwoording afleggen.

De winst zit hier bijna nooit in één groot systeem, maar in het wegnemen van handmatige overtypstappen. Hieronder staan de tools die dat doen voor bedrijven van twee tot twintig medewerkers.

De knelpunten rond administratie en regeldruk

• Bonnen en documenten die op papier binnenkomen en handmatig verwerkt worden
• Gegevens die twee of drie keer overgetypt worden tussen losse systemen
• Documenten die niet terug te vinden zijn omdat er geen vaste plek voor is
• Verantwoording en rapportages die achteraf uit losse bestanden opgebouwd worden

Waar het meestal misgaat bij de keuze

Regeldruk is voor het kleinbedrijf een van de meestgenoemde knelpunten, maar het is zelden de regelgeving zelf die de tijd kost. Het is het verzamelen van gegevens die eigenlijk al ergens staan. Elke koppeling die één overtypstap wegneemt, is daarom meer waard dan een extra systeem dat nog een plek toevoegt waar iets in moet.

8 tools voor administratie en regeldruk

Deze 8 tools komen uit de database die ook achter de gratis check zit. Per tool staat wat het doet, wat het ongeveer kost, en het meest gehoorde bezwaar met een eerlijk antwoord erop.

Informer

gratis basisversie, uitbreidingen vanaf €10 per maand

Facturatie & boekhouding

Nederlands boekhoudpakket met een volwaardige gratis versie voor kleine aantallen facturen.

Wat het oplevert: Laat je digitaal factureren zonder dat er eerst een abonnement bij komt.

Wat is de vangst bij een gratis boekhoudpakket? De gratis versie is beperkt in aantallen en functies; groei je daaroverheen, dan ga je betalen. Dat is een eerlijk model, maar reken erop dat het op termijn geld gaat kosten.

Naar de website van Informer →

Zettle by PayPal

eenmalig een pinapparaat, daarna kosten per transactie

Webshop & betalen

Pinapparaat met een gratis kassa-app die ook je producten en omzet bijhoudt.

Wat het oplevert: Geeft naast pinnen ook zicht op wat er per dag verkocht is.

Wat is het verschil met SumUp? Klein. Zettle heeft een iets uitgebreidere gratis kassa-app; vergelijk vooral de transactietarieven voor jouw volume.

Naar de website van Zettle by PayPal →

Acumulus

vanaf €10 per maand

Facturatie & boekhouding

Nederlands online boekhoudpakket met sterke webshopkoppelingen en één vaste prijs.

Wat het oplevert: Haalt het overtypen van webshopbestellingen naar de boekhouding volledig weg.

Ziet het er niet ouderwets uit? De vormgeving is functioneel, niet modern. Wat je ervoor terugkrijgt is een vaste lage prijs en koppelingen die betrouwbaar werken.

Naar de website van Acumulus →

ClickUp

gratis basisversie, betaald vanaf €7 per gebruiker per maand

Planning & team

Projectplanning met taken, urenregistratie en rapportage in één omgeving.

Wat het oplevert: Maakt zichtbaar welke projecten meer tijd kosten dan begroot.

Is er niet erg veel in te stellen? Dat is de keerzijde van de flexibiliteit. Begin met één simpel bord en laat de rest uit tot je het nodig hebt.

Naar de website van ClickUp →

DeepL Pro

vanaf €9 per maand

AI-assistentie

Vertaalt teksten en hele documenten met behoud van opmaak, ook zakelijk goed bruikbaar.

Wat het oplevert: Maakt buitenlandse klanten en leveranciers bereikbaar zonder vertaalbureau.

Is een gratis vertaler niet genoeg? Voor losse zinnen wel. Voor contracten en offertes wil je documentvertaling en de zekerheid dat je tekst niet wordt bewaard.

Naar de website van DeepL Pro →

e-Boekhouden.nl

vanaf €9 per maand

Facturatie & boekhouding

Nederlands boekhoudpakket met facturatie, btw-aangifte, bankkoppeling en voorraad.

Wat het oplevert: Voorkomt dat facturatie en btw-aangifte blijven liggen tot het laatste moment.

Waarom niet bij mijn Excel-sjabloon blijven? Excel int niet automatisch en herinnert niet aan late betalers. Dat is precies waarom facturen bij handmatig werk structureel later betaald worden.

Naar de website van e-Boekhouden.nl →

Employes

vanaf €5 per medewerker per maand

Personeel & salaris

Nederlandse salarisadministratie voor kleine werkgevers, inclusief loonaangifte.

Wat het oplevert: Bespaart de maandelijkse kosten van een extern salariskantoor bij een klein team.

Durf ik de loonadministratie wel zelf te doen? Bij een eenvoudige situatie zonder ingewikkelde cao's lukt dat prima. Bij wisselende toeslagen of bijzondere regelingen blijft een specialist verstandig.

Naar de website van Employes →

Fireflies.ai

gratis basisversie, betaald vanaf €18 per maand

AI-assistentie

Neemt online vergaderingen op, vat ze samen en zet actiepunten door naar je CRM.

Wat het oplevert: Zorgt dat wat er in een klantgesprek is afgesproken ook echt wordt vastgelegd.

Wat is het verschil met Otter? Vergelijkbaar; Fireflies koppelt makkelijker door naar CRM-systemen. Gebruik je geen CRM, dan maakt het weinig uit.

Naar de website van Fireflies.ai →

Prijzen naast elkaar

In welke volgorde voer je dit in?

Een tool kopen is niet het probleem, hem daadwerkelijk gaan gebruiken wel. Dit is de volgorde die bij bedrijven van deze omvang in de praktijk werkt.

1. Week 1 — facturatie & boekhouding: begin met Informer en koppel je bankrekening en maak je eerste digitale factuur aan. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
2. Week 2 — webshop & betalen: begin met Zettle by PayPal en zet één betaalmethode live en test 'm met een bestelling van jezelf. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
3. Week 3 — planning & team: begin met ClickUp en zet je team erin en maak de planning voor de eerstvolgende week. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
4. Week 4 — ai-assistentie: begin met DeepL Pro en probeer 'm een week op drie taken die je toch al doet: een mail, een offerte en een samenvatting. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
5. Daarna: laat het een maand staan voor je iets nieuws toevoegt. Eén tool die echt gebruikt wordt is meer waard dan drie die half staan.

Veelgestelde vragen