Laatst bijgewerkt: 2026-09-08 · door Reza van den Heuvel, oprichter van Toolkompas
De administratie van een bouwbedrijf loopt achter op precies één plek: tussen de bouwplaats en het kantoor. Bonnen liggen in de bus, werkbriefjes komen op vrijdag binnen, en foto's van de oplevering staan verspreid over vier telefoons.
Dat oplossen vraagt geen groot systeem, maar wel een vaste route: alles wat op het werk gebeurt gaat op datzelfde moment digitaal de administratie in. Hieronder staan de tools die dat mogelijk maken, inclusief de opties die ook bij onderaannemers werken.
Waar je bij de keuze op let, specifiek voor de bouw
Kan wat er op de bouwplaats wordt vastgelegd automatisch bij de administratie terechtkomen, of moet het alsnog worden overgetypt?
Kun je per project alle documenten bij elkaar houden: offerte, meerwerk, bonnen en opleverfoto's?
Is er een vaste plek voor de documenten van onderaannemers, zodat je bij een controle niet hoeft te zoeken?
6 tools voor administratie en regeldruk in de bouw
Deze 6 tools komen uit de database die ook achter de gratis check zit. Per tool staat wat het doet, wat het ongeveer kost, en het meest gehoorde bezwaar met een eerlijk antwoord erop.
SignRequest
vanaf €9 per gebruiker per maand
Documenten & samenwerking
Nederlandse dienst voor digitaal ondertekenen van offertes en contracten.
Wat het oplevert: Verkort de tijd tussen offerte en opdracht van dagen naar uren.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?Voor de meeste zakelijke overeenkomsten wel. Voor een enkel type document, zoals bepaalde notariële akten, gelden zwaardere eisen.
Documentherkenning die bonnen en facturen automatisch klaarzet voor je boekhoudpakket.
Wat het oplevert: Vervangt het handmatig overtypen van inkoopfacturen door een foto.
Kan mijn boekhoudpakket dit niet zelf?Steeds meer pakketten kunnen dit inderdaad. Check dat eerst; alleen als je pakket het niet of slecht doet, is een aparte tool het geld waard.
Nederlands pakket met losse modules voor boekhouding, uren, CRM en salaris.
Wat het oplevert: Houdt de maandlasten laag doordat je klein begint en uitbreidt als het nodig is.
Wordt het met alle modules niet alsnog duur?Bij drie of meer modules kom je in de buurt van een alles-in-één pakket. Reken het door voordat je alles aanzet.
Nederlands boekhoudpakket met voorraad, projecten en urenregistratie in de hogere pakketten.
Wat het oplevert: Voorkomt dat je binnen twee jaar alweer moet overstappen omdat je pakket te licht is.
Waarom niet het goedkoopste pakket?Als je zeker weet dat je alleen gaat factureren, is een goedkoper pakket prima. Dit is de moeite waard zodra voorraad of projecten in beeld komen.
Nederlandse bouwsoftware voor calculatie, planning, uren en facturatie op één plek.
Wat het oplevert: Maakt na afloop zichtbaar op welk onderdeel een project geld heeft gekost.
Is dit niet voor grotere aannemers?Het schaalt naar beneden, maar het vraagt wel dat je calculaties netjes invoert. Doe je dat niet, dan komt de winst er ook niet uit.
prijs op aanvraag, meestal via je administratiekantoor
Silvasoft
Facturatie & boekhouding
vanaf €10 per maand per module
SnelStart
Facturatie & boekhouding
vanaf €19 per maand
Bouw7
Planning & team
prijs op aanvraag
In welke volgorde voer je dit in?
Een tool kopen is niet het probleem, hem daadwerkelijk gaan gebruiken wel. Dit is de volgorde die bij bedrijven van deze omvang in de praktijk werkt.
Week 1 — documenten & samenwerking: begin met SignRequest en verhuis één gedeelde map en spreek af dat die vanaf nu de enige plek is. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Week 2 — facturatie & boekhouding: begin met Basecone en koppel je bankrekening en maak je eerste digitale factuur aan. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Week 3 — personeel & salaris: begin met Loket.nl en zet je medewerkers erin en draai één loonronde parallel aan je huidige manier. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Week 4 — planning & team: begin met Bouw7 en zet je team erin en maak de planning voor de eerstvolgende week. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Daarna: laat het een maand staan voor je iets nieuws toevoegt. Eén tool die echt gebruikt wordt is meer waard dan drie die half staan.
Weten wat er voor jouw bedrijf uitkomt?
Wil je weten welke van deze tools bij jouw bedrijf hoort? De gratis check vraagt naar je sector, teamgrootte en budget en geeft direct een uitgewerkte aanbeveling.
Doe de gratis check →
Zes korte vragen, ongeveer drie minuten. Geen account, geen creditcard.
Veelgestelde vragen
Wat is de snelste winst in een bouwadministratie?
Bonnen fotograferen op het moment van betalen. Vrijwel elk boekhoudpakket leest zo'n foto uit en boekt hem automatisch. Het scheelt de schoenendoos, en het scheelt dat je aan het eind van het kwartaal ontdekt dat er bonnen ontbreken.
Hoe houd ik onderaannemers en zzp'ers administratief netjes?
Zorg dat je van iedere onderaannemer een vaste set documenten digitaal hebt en dat facturen via één route binnenkomen. Bij veel zzp-inzet is dat administratief zwaarder dan de planning, en het is precies waar controles op mislopen.
Toolkompas