De meeste vergelijkingslijsten van bedrijfssoftware zijn niet zo nuttig als ze lijken, omdat ze functies vergelijken die je toch niet gaat gebruiken. Voor een klein bedrijf is een korte lijst met de juiste vragen waardevoller dan een tabel met vijftig vinkjes.
Hieronder staan de criteria die er bij 2 tot 20 medewerkers echt toe doen, in volgorde van belang, plus de tools waarmee wij bij deze bedrijfsgrootte werken.
Deze 8 tools komen uit de database die ook achter de gratis check zit. Per tool staat wat het doet, wat het ongeveer kost, en het meest gehoorde bezwaar met een eerlijk antwoord erop.
Takenlijsten en projectoverzicht per team, met duidelijke eigenaren en deadlines.
Wat het oplevert: Voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen doordat niemand zich verantwoordelijk voelt.
Beschermt je website tegen aanvallen en maakt hem tegelijk sneller.
Wat het oplevert: Voorkomt dat je website onbereikbaar wordt door een aanval of piekdrukte.
Gratis vindbaar worden in Google Maps en Zoeken, met openingstijden, foto's en recensies.
Wat het oplevert: Zorgt dat je gevonden wordt door klanten die al zoeken, vaak de goedkoopste nieuwe klanten die er zijn.
Overzichtelijk, gratis CRM om leads, offertes en klantcontact bij te houden.
Wat het oplevert: Geeft in één overzicht welke klanten en offertes aandacht nodig hebben, gratis.
Nederlands boekhoudpakket met een volwaardige gratis versie voor kleine aantallen facturen.
Wat het oplevert: Laat je digitaal factureren zonder dat er eerst een abonnement bij komt.
Eenvoudige e-mailmarketing met een ruime gratis staffel en een simpele editor.
Wat het oplevert: Laat je een klantenbestand opbouwen zonder dat het het eerste jaar iets kost.
Gratis beheer van je Facebook- en Instagram-pagina, met berichten en vooruit geplande posts.
Wat het oplevert: Voorkomt dat social media stilvalt zodra het een week druk is.
Afsprakenpagina die al in je Microsoft 365-abonnement zit.
Wat het oplevert: Levert online afspraken maken zonder extra kosten.
| Tool | Waarvoor | Prijsindicatie |
|---|---|---|
| Asana (gratis) | Planning & team | gratis tot 10 gebruikers |
| Cloudflare (gratis plan) | Cybersecurity & beveiliging | gratis basisplan |
| Google Bedrijfsprofiel | Marketing & vindbaarheid | gratis |
| HubSpot CRM (gratis) | CRM & klantcontact | gratis basisversie |
| Informer | Facturatie & boekhouding | gratis basisversie, uitbreidingen vanaf €10 per maand |
| MailerLite | Marketing & vindbaarheid | gratis tot 1.000 contacten, daarna vanaf €10 per maand |
| Meta Business Suite | Marketing & vindbaarheid | gratis |
| Microsoft Bookings | Afspraken & reserveringen | inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementen |
Een tool kopen is niet het probleem, hem daadwerkelijk gaan gebruiken wel. Dit is de volgorde die bij bedrijven van deze omvang in de praktijk werkt.
De vraag die het vaakst wordt overgeslagen en het meeste kost: kan ik mijn gegevens er weer uit halen? Een tool waar je je klantenlijst of facturen niet fatsoenlijk uit kunt exporteren, is over drie jaar een probleem, hoe goed hij vandaag ook bevalt.
De gratis check vertaalt dit naar jouw situatie: zes korte vragen, en je ziet welke tools bij je sector, teamgrootte en budget passen.
Doe de gratis check → Zes korte vragen, ongeveer drie minuten. Geen account, geen creditcard.Of het pakket aansluit op wat je al gebruikt, meestal je boekhouding. Een functioneel iets minder sterk pakket dat wél koppelt, bespaart in de praktijk meer tijd dan het beste pakket dat losstaat.
Minimaal één volledige cyclus van het proces dat het moet ondersteunen: bij facturatie een maand, bij roosterplanning twee tot drie roosters. Korter uitproberen laat precies de problemen buiten beeld die er later toe doen.
Voor gewone bedrijfsgegevens is opslag binnen de EU een redelijke ondergrens. Werk je met bijzondere persoonsgegevens, zoals in de zorg, dan is het een harde eis en hoort er ook een verwerkersovereenkomst bij.
Toolkompas