Software voor zorg en welzijn: wat heb je echt nodig?
Laatst bijgewerkt: 2026-09-08 · door Reza van den Heuvel, oprichter van Toolkompas
Kleinschalige zorg draait op continuïteit: de cliënt moet dezelfde zorg krijgen, ook als er een andere medewerker komt. Zolang cliëntinformatie deels in hoofden en deels op losse briefjes zit, is die continuïteit afhankelijk van wie er die dag toevallig werkt.
Daar komt bij dat de zorg met gevoelige persoonsgegevens werkt, wat andere eisen stelt aan software dan in andere sectoren. Hieronder staan de tools die wij voor kleinschalige zorg- en welzijnsorganisaties aanhouden, met daarbij expliciet aandacht voor beveiliging en dossiervoering.
Waar zorg- en welzijnsorganisaties in de praktijk op vastlopen
Cliëntinformatie die verspreid zit over dossiers, briefjes en het geheugen van collega's
Roosters die bij ziekte of verlof volledig handmatig opnieuw gemaakt worden
Gevoelige gegevens die via gewone e-mail of WhatsApp worden gedeeld
Verantwoording en rapportage die achteraf uit losse aantekeningen moeten worden opgebouwd
Wat er specifiek is aan deze sector
De zorg is de enige sector in deze lijst waar beveiliging geen optionele extra is. Omdat er bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, gelden strengere eisen uit de AVG en zijn afspraken met leveranciers (verwerkersovereenkomsten) verplicht in plaats van verstandig. Dat betekent niet dat je dure software nodig hebt, wel dat de keuze anders uitpakt: een gratis tool zonder duidelijke gegevensverwerking valt hier af, ook als hij functioneel prima zou zijn.
8 tools die passen bij een zorgorganisatie
Deze 8 tools komen uit de database die ook achter de gratis check zit. Per tool staat wat het doet, wat het ongeveer kost, en het meest gehoorde bezwaar met een eerlijk antwoord erop.
Google Bedrijfsprofiel
gratis
Marketing & vindbaarheid
Gratis vindbaar worden in Google Maps en Zoeken, met openingstijden, foto's en recensies.
Wat het oplevert: Zorgt dat je gevonden wordt door klanten die al zoeken, vaak de goedkoopste nieuwe klanten die er zijn.
Heb ik dit nodig als ik al een website heb?Een groot deel van lokale zoekopdrachten eindigt in Google Maps en komt nooit op je website. Zonder profiel mis je die groep vrijwel volledig.
inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementen
Afspraken & reserveringen
Afsprakenpagina die al in je Microsoft 365-abonnement zit.
Wat het oplevert: Levert online afspraken maken zonder extra kosten.
Is dit net zo goed als de bekende alternatieven?Functioneel wat eenvoudiger, maar voor gewone afspraken ruim voldoende. En je betaalt er niets extra voor.
Eenvoudige takenborden die al in je Microsoft 365-abonnement zitten.
Wat het oplevert: Levert planning op zonder dat er een rekening bijkomt.
Waarom niet een echte planningstool?Voor eenvoudige takenlijsten is dit prima en gratis. Voor meerdere projecten met afhankelijkheden schiet het tekort.
Afsprakenplanning met intakeformulieren, pakketten en betaling bij het boeken.
Wat het oplevert: Zorgt dat je vooraf weet waar een afspraak over gaat.
Is dit niet dubbelop met een gewone agendalink?Alleen als je vooraf niets hoeft te weten. Moet je je voorbereiden op een gesprek, dan scheelt het intakeformulier je een heel mailtje heen en weer.
gratis basisversie, betaald vanaf €10 per gebruiker per maand
Afspraken & reserveringen
Laat klanten zelf een moment kiezen in jouw agenda, zonder heen-en-weer mailen.
Wat het oplevert: Bespaart drie tot vier mailtjes per afspraak.
Komt het niet onpersoonlijk over?De meeste mensen vinden het juist prettig: ze kiezen zelf en hoeven niet te wachten. Bij gevoelige gesprekken kun je nog altijd zelf bellen.
Zakelijke beveiliging voor werkplekken en servers, met centraal beheer.
Wat het oplevert: Beveiligt ook oudere werkplekken zonder dat ze onwerkbaar traag worden.
Merken mijn medewerkers hier iets van?Bij normaal gebruik nauwelijks. Waar je wel op moet letten is dat legitieme software soms wordt tegengehouden; spreek af wie dat oplost.
Nederlandse e-mailmarketingtool met Nederlandstalige support en AVG-hulp.
Wat het oplevert: Geeft e-mailmarketing zonder dat je zelf hoeft uit te zoeken hoe de AVG hierin zit.
Waarom betalen als er gratis alternatieven zijn?Voor Nederlandse ondersteuning en gegevensverwerking binnen Nederland. Werk je met gevoelige gegevens of wil je gewoon iemand kunnen bellen, dan is dat het waard.
inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementen
Microsoft Planner
Planning & team
inbegrepen bij Microsoft 365
Acuity Scheduling
Afspraken & reserveringen
vanaf €16 per maand
Calendly
Afspraken & reserveringen
gratis basisversie, betaald vanaf €10 per gebruiker per maand
ESET PROTECT
Cybersecurity & beveiliging
vanaf €4 per apparaat per maand
L1NDA
Planning & team
vanaf €3 per medewerker per maand
Laposta
Marketing & vindbaarheid
vanaf €15 per maand
In welke volgorde voer je dit in?
Een tool kopen is niet het probleem, hem daadwerkelijk gaan gebruiken wel. Dit is de volgorde die bij bedrijven van deze omvang in de praktijk werkt.
Week 1 — marketing & vindbaarheid: begin met Google Bedrijfsprofiel en vul je profiel volledig in en plan je eerste post of mailing. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Week 2 — afspraken & reserveringen: begin met Microsoft Bookings en zet je agenda erin en deel de boekingslink met de eerstvolgende klant. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Week 3 — planning & team: begin met Microsoft Planner en zet je team erin en maak de planning voor de eerstvolgende week. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Week 4 — cybersecurity & beveiliging: begin met ESET PROTECT en zet tweefactorauthenticatie aan en zet je belangrijkste wachtwoorden erin. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Daarna: laat het een maand staan voor je iets nieuws toevoegt. Eén tool die echt gebruikt wordt is meer waard dan drie die half staan.
Weten wat er voor jouw bedrijf uitkomt?
De gratis check stelt zes korte vragen over je bedrijf en laat direct zien welke van deze tools bij jouw situatie passen, met een uitgewerkte aanbeveling.
Doe de gratis check →
Zes korte vragen, ongeveer drie minuten. Geen account, geen creditcard.
Veelgestelde vragen
Mag ik WhatsApp gebruiken voor overleg over cliënten?
Voor het delen van bijzondere persoonsgegevens is dat niet verstandig en meestal niet toegestaan. Voor praktische organisatie (wie werkt wanneer) is het minder bezwaarlijk. De praktische oplossing is een zorgsysteem voor cliëntinformatie en een gewoon planningskanaal voor de rest.
Is een cliëntdossiersysteem niet te zwaar voor een kleine organisatie?
De meeste zorgsystemen zijn modulair: je begint met dossiervoering en planning, en breidt uit als het nodig is. Voor een kleine organisatie is dat vrijwel altijd goedkoper en veiliger dan zelf iets in gedeelde documenten bouwen.
Wat is de belangrijkste beveiligingsstap in de zorg?
Tweefactorauthenticatie op alles waar cliëntgegevens in staan, en een wachtwoordmanager zodat medewerkers geen wachtwoorden hergebruiken. Dat is goedkoper dan bijna elke andere maatregel en dekt het grootste deel van de risico's af.
Toolkompas