Salaris- en personeelsadministratie voor kleine werkgevers
Laatst bijgewerkt: 2026-09-08 · door Reza van den Heuvel, oprichter van Toolkompas
Salarisadministratie is de categorie waar de vraag "zelf doen of uitbesteden" het scherpst ligt. Onder de vijf medewerkers is een administratiekantoor meestal het goedkoopst en het minst gedoe; daarboven kantelt dat.
Wat de keuze verder bepaalt is je cao. Werk je met veel toeslagen, dan is ingebouwde cao-kennis meer waard dan een paar euro verschil per medewerker. Hieronder staan de pakketten die in Nederland gangbaar zijn.
De 7 pakketten die wij aanhouden
Deze 7 tools komen uit de database die ook achter de gratis check zit. Per tool staat wat het doet, wat het ongeveer kost, en het meest gehoorde bezwaar met een eerlijk antwoord erop.
Employes
vanaf €5 per medewerker per maand
Personeel & salaris
Nederlandse salarisadministratie voor kleine werkgevers, inclusief loonaangifte.
Wat het oplevert: Bespaart de maandelijkse kosten van een extern salariskantoor bij een klein team.
Durf ik de loonadministratie wel zelf te doen?Bij een eenvoudige situatie zonder ingewikkelde cao's lukt dat prima. Bij wisselende toeslagen of bijzondere regelingen blijft een specialist verstandig.
HR-platform met verlof, urenregistratie, dossiers en beoordelingen.
Wat het oplevert: Vervangt de verlofspreadsheet die niemand vertrouwt.
Doet dit ook de salarisberekening?Niet als kern; het levert de gegevens aan je salarispakket. Voor de berekening zelf heb je een salarispakket of kantoor nodig.
Nederlandse tool voor vacatures en sollicitaties, met een eigen vacaturepagina.
Wat het oplevert: Voorkomt dat sollicitaties in een algemene mailbox blijven liggen.
Loont dit bij twee vacatures per jaar?Waarschijnlijk niet. Dit wordt interessant als je regelmatig werft en merkt dat kandidaten afhaken op een rommelig proces.
Salaris- en personeelsadministratie met een eigen portaal voor medewerkers.
Wat het oplevert: Haalt de stroom vragen over loonstroken en verlofsaldo bij jou weg.
Gaan medewerkers zo'n portaal wel gebruiken?Voor loonstroken en verlof meestal wel, omdat het sneller is dan het aan jou vragen. Verwacht wel dat je het eerst een keer moet uitleggen.
Personeelsdossiers, verlof en contracten op één plek, gekoppeld aan je salarispakket.
Wat het oplevert: Voorkomt zoekwerk als je een contract of verlofsaldo nodig hebt.
Kan dit niet in een gedeelde map?Kan, maar dan heb je geen verlofsaldo dat vanzelf bijwerkt en geen zicht op aflopende contracten. Dat zijn precies de dingen die misgaan.
prijs op aanvraag, meestal via je administratiekantoor
Nmbrs
Personeel & salaris
vanaf €5 per medewerker per maand
Officient
Personeel & salaris
vanaf €5 per medewerker per maand
Personio
Personeel & salaris
vanaf €8 per medewerker per maand
In welke volgorde voer je dit in?
Een tool kopen is niet het probleem, hem daadwerkelijk gaan gebruiken wel. Dit is de volgorde die bij bedrijven van deze omvang in de praktijk werkt.
Week 1 — personeel & salaris: begin met Employes en zet je medewerkers erin en draai één loonronde parallel aan je huidige manier. Neem hier een halve dag voor en plan die in, in plaats van te hopen dat het er tussendoor bij past.
Daarna: laat het een maand staan voor je iets nieuws toevoegt. Eén tool die echt gebruikt wordt is meer waard dan drie die half staan.
Draai bij een overstap één maand parallel: laat het nieuwe pakket dezelfde loonronde berekenen als je oude route en vergelijk de uitkomst. Dat kost één avond en voorkomt de fouten die anders pas bij de jaaropgave opvallen.
Weten wat er voor jouw bedrijf uitkomt?
De gratis check kiest op basis van je antwoorden welke van deze pakketten bij jouw bedrijf past, in plaats van dat je zelf moet vergelijken.
Doe de gratis check →
Zes korte vragen, ongeveer drie minuten. Geen account, geen creditcard.
Veelgestelde vragen
Vanaf wanneer loont het om salaris zelf te draaien?
Grofweg vanaf vijf medewerkers, en zeker vanaf tien. Daaronder zijn de kosten van een kantoor vergelijkbaar en scheelt uitbesteden je de verantwoordelijkheid voor de aangifte.
Wat gaat er in de praktijk mis?
Bijna altijd hetzelfde: toeslagen, verlofopbouw bij wisselende uren, en de eindafrekening bij uitdiensttreding. Dat zijn precies de punten waarop cao-kennis in het pakket het verschil maakt.
Moet ik ook een verlofregistratie hebben?
Verplicht is een deugdelijke urenadministratie. Verlofregistratie is in de praktijk de enige manier om die kloppend te houden zodra je meer dan een handvol mensen hebt, en zit bij de meeste pakketten inbegrepen.
Toolkompas